견적서 양식 무료 다운로드, 고르기 전 5가지 체크리스트

견적서 양식 무료로 받을 때, 뭘 먼저 봐야 하나요?

가장 먼저 볼 것은 '내 거래에 맞는 항목'입니다. 무료로 배포되는 견적서 양식은 대개 상호·품목·수량·단가·공급가액·부가세·합계·유효기간 정도를 담고 있는데, 업종에 따라 필요한 칸이 다릅니다. 공사·인테리어라면 자재비와 인건비를 나눠야 하고, 용역·컨설팅이라면 산정 근거나 작업 범위를 적을 자리가 필요합니다. 항목이 부족한 양식을 받으면 결국 손으로 칸을 추가하다 서식이 깨지기 쉽습니다.

두 번째는 계산이 자동으로 맞는지입니다. 엑셀 양식이라면 공급가액×0.1로 부가세가 잡히고 합계가 자동으로 더해지는지 확인하세요. 수식이 없는 이미지·한글 표 양식은 숫자를 바꿀 때마다 직접 계산해야 해서 실수가 나기 쉽습니다. 견적 금액이 틀리면 신뢰와 정산 모두에 영향을 줍니다.

세 번째는 반복 입력을 줄여 주는가입니다. 상호·사업자번호·연락처·계좌처럼 매번 똑같이 들어가는 정보는 한 번 넣으면 다음 견적서에 그대로 채워지는 편이 좋습니다. 무료 양식은 이 부분이 수동이라, 건수가 많아지면 이 반복이 은근히 시간을 잡아먹습니다.

무료 양식 vs 자동화 도구, 어떻게 다른가요?

무료 견적서 양식은 시작 비용이 없고 바로 쓸 수 있다는 게 장점입니다. 거래가 가끔 있거나, 정해진 품목 몇 개만 반복하는 경우라면 무료 엑셀·한글 양식으로 충분합니다. 대신 회사 정보 채우기, 품목 불러오기, 발송·보관·승인 같은 앞뒤 과정은 모두 사람이 직접 해야 합니다.

견적이 잦고, 견적서 다음에 계약·발주·정산이 이어진다면 이야기가 달라집니다. 이때는 견적 데이터를 한 번 입력하면 문서로 만들고, 담당자 승인을 받고, 기록으로 남기는 흐름까지 이어 주는 도구가 시간을 더 아낍니다. 서우 AI에이전트오피스는 반복되는 문서 작업을 스킬 라이브러리의 자동화 스킬로 처리하고, 승인이 필요한 견적은 전자결재로 넘겨 누가 언제 승인했는지 기록으로 남깁니다.

정리하면 선택 기준은 '빈도'와 '뒷단'입니다. 월 몇 건에 그치면 무료 양식이 합리적이고, 견적→승인→정산이 매주 반복되면 자동화가 사람 손을 덜어 줍니다. 과금도 본인 키로 쓴 만큼만 내는 방식(BYOK)이라, 실제 사용량에 맞춰 비용을 가늠할 수 있습니다. 자세한 요금은 가격 안내에서 확인할 수 있습니다.

견적에 적은 결제 조건은 나중에 사내 지출·수금 절차와 그대로 이어집니다. 선금·잔금으로 나눴는지, 카드 결제인지 계좌이체 후 세금계산서인지에 따라 승인 문서에 적을 칸과 나중에 붙일 증빙이 달라집니다. 결제 수단별로 무엇을 적고 무엇을 붙이는지는 기안서 양식과 작성법의 결제 수단 비교표에 정리돼 있으니, 견적 양식의 입금 조건 칸을 정할 때 함께 맞춰 두면 정산 단계에서 다시 손볼 일이 줄어듭니다.

양식 고르기 전 체크리스트 5가지

① 항목 적합성: 우리 업종 거래에 필요한 칸(자재/인건/작업범위/유효기간 등)이 처음부터 들어 있는가. ② 자동 계산: 공급가액·부가세·합계가 수식으로 자동 반영되는가, 아니면 매번 손으로 계산하는가. ③ 회사 정보 재사용: 상호·사업자번호·계좌 같은 고정 정보를 한 번만 넣으면 되는가.

④ 발송·보관: 만든 견적서를 PDF로 바로 내보내고, 나중에 다시 찾기 쉽게 보관되는가. 파일이 담당자 컴퓨터에만 흩어져 있으면 재발행·정산 때 애를 먹습니다. ⑤ 승인 흐름: 금액이 큰 견적은 상사·대표 확인을 거치는데, 이 과정이 메신저와 구두로만 이뤄지면 나중에 근거가 남지 않습니다. 승인 기록이 자동으로 남는지 확인하세요. 승인을 올릴 때 어떤 항목을 적어야 되묻지 않고 통과되는지는 기안서 양식과 작성법에 금액 구간별 결재선 기준까지 정리돼 있습니다.

다섯 가지 중 ①②는 무료 양식으로도 어느 정도 해결되지만, ③④⑤는 문서를 만드는 것을 넘어 '업무 흐름'의 문제라 도구의 도움이 필요합니다. 지금 당장은 무료 양식으로 시작하되, 견적 건수가 늘면 뒷단을 자동화하는 순서를 추천합니다. 실제 업무에 어떻게 붙는지는 가이드에서 단계별로 볼 수 있습니다.

이 다섯 가지를 다 통과한 양식이라도 공사 건에서는 칸이 모자랍니다. 실측 전 가견적과 실측 후 본견적을 구분해 적을 자리, 자재 단가의 기준일, 하자보수 조건이 일반 견적서 양식에는 대개 없기 때문입니다. 공사 견적을 함께 낸다면 공사견적서 양식 고르는 기준에서 추가로 볼 항목을 확인한 뒤 양식을 하나로 갈지 둘로 나눌지 정하세요.

영상으로 보는 견적서 작성·자동화 흐름

글로만 보면 감이 안 올 수 있어, 견적서를 채우고 승인까지 넘기는 과정을 짧은 영상으로 확인하면 이해가 빠릅니다. (본문에 삽입되는 영상에서는 품목을 불러와 금액이 자동 계산되고, 완성된 견적서를 PDF로 내보낸 뒤 담당자 승인으로 넘기는 흐름을 순서대로 보여 줍니다.)

영상에서 눈여겨볼 지점은 세 곳입니다. 첫째, 회사 정보와 자주 쓰는 품목이 미리 채워져 반복 입력이 사라지는 부분. 둘째, 숫자를 바꾸면 부가세·합계가 그 자리에서 다시 계산되는 부분. 셋째, 완성된 견적이 승인 대기로 넘어가 누가 언제 확인했는지 기록으로 남는 부분입니다.

직접 눌러 보는 편이 가장 빠릅니다. 우리 회사 규모에서 어떻게 쓰이는지 데모 신청으로 확인해 보세요. 견적 외에 어떤 반복 업무를 자동화할 수 있는지는 스킬 라이브러리에서 골라 볼 수 있습니다.

받은 양식에서 먼저 고칠 세 칸 — 유효기간·부가세·입금 조건

무료로 받은 견적서 양식이 실무에서 문제를 일으키는 지점은 대체로 정해져 있습니다. 디자인이 아니라 세 칸입니다. 유효기간, 부가세 표기, 입금·납기 조건입니다. 이 셋이 비어 있거나 애매하면 견적을 보낸 뒤 전화로 되묻는 일이 생기고, 단가가 오른 뒤에도 예전 견적서를 들고 오는 상황이 생깁니다.

① 유효기간 — 견적일로부터 며칠까지 유효한지 숫자로 적습니다. 자재 단가가 자주 바뀌는 업종일수록 짧게 두는 편이 안전합니다. ② 부가세 — 별도인지 포함인지를 합계 바로 옆에 적습니다. 표기 없이 합계만 적으면 상대와 서로 다른 금액을 생각한 채 진행하게 됩니다. ③ 입금·납기 조건 — 선금 비율, 잔금 시점, 납기를 발주일 기준으로 세는지 입금 확인일 기준으로 세는지를 적습니다.

세 칸을 고쳐 두면 견적서 자체는 정리되지만, 그 견적으로 진행해도 되는지는 내부 승인에서 갈립니다. 금액이 일정 수준을 넘으면 상사나 대표 확인을 거치는데, 이때 견적서에서 확인한 금액·유효기간·근거를 받아 적는 칸은 승인 문서의 소요 예산과 주요 내용입니다. 어느 금액부터 결재 단계가 늘어나는지는 기안서 금액 구간별 결재선 설계에 구간표로 정리돼 있습니다.

견적을 올린 뒤 금액이 바뀌는 일도 자주 생깁니다. 유효기간이 지나 재견적을 받았거나 사양이 바뀌어 금액이 올라갔다면, 앞서 승인받은 문서를 그대로 두고 변경분만 올릴지 다시 올릴지를 정해야 합니다. 승인액 대비 얼마나 늘었을 때 어느 쪽으로 가는지는 변경 기안과 재기안을 가르는 기준에 표로 정리해 두었습니다.

부가세 포함 금액만 정해졌을 때 — 공급가액 역산과 1원 끝전 맞추기

견적 금액이 '부가세 포함 330만 원'처럼 합계로 먼저 정해지는 경우가 많습니다. 그런데 견적서에는 공급가액과 세액을 나눠 적어야 하므로 합계에서 거꾸로 계산해야 합니다. 이때 가장 흔한 실수는 합계에 0.1을 곱해 부가세로 잡는 것입니다. 330만 원×0.1=33만 원을 세액으로 적으면 공급가액이 297만 원이 되는데, 올바른 값은 공급가액 300만 원, 세액 30만 원입니다. 한 건에서 3만 원이 어긋나고, 이 견적서를 근거로 세금계산서를 끊으면 상대 구매 담당자의 대조 단계에서 그대로 되돌아옵니다.

역산 순서는 두 줄입니다. ① 공급가액 = 합계 ÷ 1.1을 원 단위로 반올림합니다. ② 세액 = 합계 − 공급가액으로, 곱하지 않고 빼서 구합니다. 나누어 떨어지지 않는 금액에서 이 순서가 중요합니다. 부가세 포함 1,234,567원이라면 ÷1.1은 1,122,333.6…이므로 공급가액 1,122,334원, 세액 112,233원이 되고 둘을 더하면 정확히 1,234,567원입니다. 반대로 공급가액을 버림해 1,122,333원으로 두고 세액을 다시 10%로 계산하면 세액 112,233원, 합계 1,234,566원이 되어 약속한 금액과 1원이 어긋납니다. 엑셀이라면 공급가액 칸에 =ROUND(합계셀/1.1,0), 세액 칸에 =합계셀-공급가액셀을 걸어 두면 이 문제가 생기지 않습니다.

품목이 여러 줄이면 끝전 차이가 또 생깁니다. 공급가액 3,335원짜리 품목 세 줄을 예로 들면, 줄마다 세액을 반올림하면 334원×3=1,002원이지만 공급가액 합계 10,005원에 한 번 10%를 곱해 반올림하면 1,001원입니다. 어느 쪽이 틀렸다기보다 기준이 섞이는 것이 문제입니다. 판단 기준은 간단합니다. 우리 회사가 쓰는 세금계산서 발행 프로그램이 어느 방식으로 세액을 계산하는지 한 번 확인하고, 견적서 수식을 그 방식에 맞춥니다. 그래야 견적서·거래명세서·세금계산서 세 장의 숫자가 같은 원 단위로 맞습니다.

여러 업체 견적을 받아 비교하는 쪽이라면 같은 역산을 반대 방향에서 씁니다. 부가세 포함으로 온 견적은 1.1로 나눠 공급가로 되돌린 뒤 비교해야 순위가 바르게 나오는데, 그 계산 예는 견적서 비교 체크리스트의 세 업체 환산표에 있습니다. 납품 뒤 거래명세서와 세금계산서의 금액을 견적서와 맞춰 볼 칸은 거래명세서 엑셀 양식 체크리스트에 정리돼 있습니다. 견적마다 이 계산을 손으로 반복하고 있다면, 금액 계산과 문서 작성을 한 번에 처리하는 자동화 스킬을 스킬 라이브러리에서 찾아볼 수 있습니다.

내려받은 양식을 우리 회사 것으로 만드는 4단계

무료 양식은 받은 그대로 쓰는 순간부터 손이 가기 시작합니다. 남의 회사 기준으로 만들어진 칸이 섞여 있고, 우리에게 필요한 칸은 빠져 있기 때문입니다. 받은 파일을 한 번만 손봐 두면 그다음부터는 품목만 바꿔 쓰면 되므로, 처음 30분을 여기에 쓰는 편이 매번 10분씩 고치는 것보다 낫습니다. 순서는 ①고정 정보 박기 → ②안 쓰는 칸 지우기 → ③계산식 확인 → ④파일명·보관 규칙 정하기 네 단계입니다.

① 고정 정보 박기 — 상호·사업자등록번호·주소·대표자·연락처·계좌는 한 번 넣고 그 셀을 잠급니다. 매번 다시 치면 오타가 나고, 오타 난 사업자번호는 세금계산서 단계에서 되돌아옵니다. ② 안 쓰는 칸 지우기 — 우리 거래에 없는 항목(예: 용역만 하는데 남아 있는 자재비 칸)은 비워 두지 말고 지웁니다. 빈 칸이 남아 있으면 받는 쪽이 누락으로 오해합니다. ③ 계산식 확인 — 수량×단가, 공급가액 합, 부가세, 합계 네 곳에 수식이 걸려 있는지 직접 숫자를 바꿔 보며 확인합니다. 행을 추가했을 때 합계 범위가 따라 늘어나는지가 특히 자주 빠집니다. ④ 파일명·보관 규칙 — 견적번호와 거래처명을 파일명에 넣는 규칙을 정합니다.

하지 말아야 할 것도 분명합니다. 원본 파일에 바로 덮어쓰지 마세요. 손본 파일은 별도 이름으로 두고 원본은 그대로 남겨야, 수식을 잘못 건드렸을 때 되돌아갈 곳이 생깁니다. 셀 병합으로 서식을 맞추는 것도 피하는 편이 낫습니다. 병합된 표는 행을 추가할 때마다 서식이 깨지고, 나중에 데이터를 다른 곳으로 옮길 때 손으로 풀어야 합니다. 그리고 견적번호를 날짜만으로 매기지 마세요. 같은 날 두 건이 나가면 구분이 되지 않습니다.

네 단계를 마치면 양식 자체는 정리되지만, 그 견적으로 진행해도 되는지는 여전히 내부 승인에서 갈립니다. 표준본을 정했다는 사실과 앞으로 이 파일을 쓰겠다는 결정도 문서로 한 번 남겨 두는 편이 좋습니다. 그 승인 문서에 배경과 시행 예정일을 어떻게 적는지는 기안서 양식과 작성법의 열 개 항목 예시에 정리돼 있고, 여러 곳에서 받은 견적을 나란히 놓고 비교할 때 볼 기준은 견적서 비교 체크리스트에서 확인할 수 있습니다.

여기까지가 받은 파일 한 개를 손보는 순서인데, 아직 어떤 형식을 회사 표준으로 삼을지 정하지 않았다면 손보기 전에 형식부터 정하는 편이 순서가 맞습니다. 엑셀·한글·웹 방식을 발송 빈도와 견적 이후에 붙는 절차 기준으로 나란히 놓고 비교한 표는 견적서 무료 양식 고르는 기준에 정리돼 있습니다. 형식을 정한 뒤에 손보면 같은 작업을 두 번 하지 않습니다.

무료 양식으로 만든 견적서, 직인이 없어도 되나 — 형식 요건 정리

먼저 결론입니다. 견적서는 법으로 필수 기재사항이 정해진 문서가 아닙니다. 세금계산서처럼 기재해야 할 항목이 법에 열거된 문서와는 성격이 다르고, 견적서는 '이 조건이면 거래하겠다'는 제안을 적어 상대의 판단을 돕는 문서입니다. 그래서 무료 양식으로 만들었다는 이유로 취급이 달라지지는 않습니다. 문제가 되는 지점은 형식이 아니라, 상대가 그 문서만 보고 발주를 결정할 수 있느냐입니다.

직인(도장)과 담당자 서명도 같은 맥락입니다. 법이 요구해서가 아니라 받는 쪽 내부 절차가 요구하는 경우가 있습니다. 관공서나 규모가 큰 기업의 구매 절차에서는 날인본 또는 서명본을 제출 요건으로 두는 곳이 있고, 그런 곳에 파일을 보내면 직인 없는 견적서가 접수 단계에서 반려됩니다. 그러니 기준은 '우리가 필요한가'가 아니라 '이 거래처의 절차가 요구하는가'입니다. 거래처를 처음 여는 단계에서 한 번만 확인해 두면 이후 재작업이 없습니다.

주의할 것이 하나 있습니다. 직인 이미지를 엑셀 원본 파일에 박아 둔 채 공유 폴더에 두지 마세요. 그 파일을 받은 사람은 누구나 우리 직인이 찍힌 문서를 만들 수 있게 됩니다. 실무에서는 견적을 다 채운 뒤 PDF로 내보내는 시점에 직인을 넣고, 직인 이미지 파일 자체는 편집 권한이 있는 담당자만 접근하는 자리에 둡니다. 종이에 찍어 스캔하는 방식도 여전히 유효하지만, 스캔본은 해상도가 낮으면 재사용할 때마다 흐려지므로 원본 이미지를 한 번 만들어 두는 편이 낫습니다.

발행한 견적서를 오래 남겨야 하는 거래라면 보관 방식도 함께 정합니다. 견적서 자체는 법으로 보관 기간이 정해진 문서가 아니지만, 그 견적이 계약과 세금계산서로 이어졌다면 관련 증빙과 같은 자리에 함께 두는 편이 나중에 찾기 쉽습니다. 보관 자체에 증거력을 붙여야 하는 문서라면 요건이 달라지는데, 무엇이 다른지는 공인전자문서센터 안내에 정리돼 있습니다. 견적 다음 단계에서 납품과 함께 나가는 문서의 항목은 거래명세서 양식 무료 가이드에서 확인할 수 있습니다.

PDF로 보낼까, 엑셀 원본으로 보낼까 — 받는 쪽 처리 방식에 맞추기

양식을 다 고쳐 놓고도 마지막에 갈리는 것이 발송 형식입니다. 기본값은 PDF입니다. 숫자와 서식이 고정되고, 어느 환경에서 열어도 우리가 보낸 그대로 보이기 때문입니다. 엑셀이나 한글 원본을 그대로 보내면 상대 화면에서 열 너비가 달라져 표가 두 장으로 잘리거나, 수식이 걸린 칸이 오류로 표시되는 일이 생깁니다.

그런데 상대가 원본을 요청하는 경우가 있습니다. 여러 업체의 견적을 한 표에 붙여 비교해야 하는 구매 담당자입니다. 이때 원본을 보내야 한다면 그대로 보내지 말고, 값 붙여넣기로 수식을 지운 사본을 만들어 보냅니다. 원본에는 우리 단가표나 다른 거래처에 나갔던 견적이 숨은 시트로 남아 있는 경우가 있어, 확인 없이 보내면 보여 줄 생각이 없던 숫자가 함께 나갑니다.

형식을 정할 때 함께 정해 둘 것이 대조 기준입니다. 원본을 보낸 건에서는 상대가 숫자를 고쳐 회신하는 일이 드물지 않은데, 견적번호와 발행일이 본문에 박혀 있으면 어느 쪽이 우리가 보낸 금액인지 바로 확인됩니다. 우리 보관본은 형식과 무관하게 항상 PDF로 한 부 남겨 두세요. 나중에 이야기가 갈릴 때 근거가 되는 것은 우리가 보낸 그 시점의 파일입니다.

발송 형식 이전에 아직 회사 표준 형식을 정하지 않았다면 순서가 반대입니다. 엑셀·한글·웹 방식을 발송 빈도와 견적 이후 절차 기준으로 나란히 비교한 표는 견적서 무료 양식 고르는 기준에, 받은 양식을 회사 표준본으로 굳히는 순서는 무료 견적서 양식 다운로드 체크리스트에 정리돼 있습니다.

담당자가 둘 이상이면 파일부터 갈라진다 — 표준본 관리 세 가지 규칙

무료 양식이 실제로 무너지는 시점은 견적 건수가 늘 때가 아니라 견적을 쓰는 사람이 둘이 될 때입니다. 각자 자기 컴퓨터에 사본을 두고 쓰기 시작하면, 몇 달 뒤에는 같은 품목에 서로 다른 단가가 적힌 견적서가 같은 거래처로 나갑니다. 파일이 갈라진 것을 알아채는 자리도 대개 고객의 문의 전화라 뒤늦습니다.

규칙은 세 가지면 충분합니다. ① 표준본은 한 곳에 두고 편집 권한은 한 명에게만 둡니다. 나머지는 사본을 내려받아 쓰고, 손본 파일을 표준본 자리에 덮어쓰지 않습니다. ② 단가는 견적서 파일 안에 적지 말고 단가표를 따로 두어 그곳만 갱신합니다. 견적서마다 단가가 박혀 있으면 인상분을 반영할 때 파일을 전부 열어야 합니다. ③ 나간 견적은 PDF로 따로 보관하고, 그 엑셀 파일을 다음 견적에 재활용하지 않습니다. 이전 고객의 조건이 남은 채 새 견적이 나가는 일이 여기서 생깁니다.

반대로 이 규칙을 지금 만들지 않아도 되는 경우도 분명합니다. 담당자가 한 명이고 단가가 반년 넘게 그대로이며 견적이 월 몇 건이라면, 표준본 관리 체계는 지키는 데 드는 품이 더 큽니다. 이때는 규칙 대신 파일명 규칙 하나만 정해 두면 됩니다. 견적번호와 거래처명을 파일명에 넣는 것으로, 나중에 사람이 늘었을 때 그 이름 규칙이 그대로 표준본 관리의 출발점이 됩니다.

흔한 실수는 이 문제를 도구로 먼저 풀려는 것입니다. 파일이 갈라진 원인이 '누가 무엇을 고칠 수 있는가'가 정해지지 않은 데 있으면, 저장 위치를 옮겨도 같은 일이 반복됩니다. 권한과 갱신 담당을 먼저 정하고 그다음에 저장 위치를 옮기는 순서가 맞습니다. 여기까지 정리한 뒤에도 손이 남지 않는다면 그때가 견적 데이터를 한 번 입력해 문서·승인·보관까지 잇는 방식을 볼 시점입니다. 서우 AI에이전트오피스는 반복 문서 작업을 스킬 라이브러리의 자동화 스킬로 처리하고, 금액이 큰 견적은 전자결재로 넘겨 승인 이력을 남깁니다. 도입 순서는 가이드에서 단계별로 볼 수 있습니다.

고객이 할인을 요청하면 — 협상 전에 사내에서 먼저 정할 것

견적서를 보낸 뒤 실무에서 가장 자주 부딪히는 상황은 할인 요청입니다. 보통 발송 후 3~7일 안에 오고, 발주 규모가 클수록 '타사 대비 몇 % 낮춰 달라'는 요청이 구체적인 숫자와 함께 옵니다. 이때 담당자가 그 자리에서 답할 수 있는 권한이 정해져 있는지가 협상과 사고를 가릅니다.

순서는 셋으로 충분합니다. ① 요청이 오기 전에 담당자 선에서 즉석으로 조정할 수 있는 폭을 정해 둡니다 — 실무에서 흔히 쓰는 기준은 견적 금액의 5% 이내입니다. ② 요청이 들어오면 그 폭 안인지 먼저 확인합니다. ③ 폭을 넘으면 자리에서 답하지 않고 '내부 확인 후 회신하겠다'고 알린 뒤 승인을 거칩니다. 이 세 단계를 건너뛰고 담당자가 즉석에서 숫자를 만들면, 원가를 다시 계산하기 전에 약속부터 나가는 순서가 됩니다.

예를 들어 직원 5명 안팎의 인테리어 시공 업체라면, 현장 상담 중 발주처가 '다른 곳은 10% 낮춰 준다더라'며 즉석 확인을 요구하는 상황이 드물지 않습니다. 사전에 정해 둔 상한이 없으면 담당자는 관계를 생각해 그 자리에서 승낙하게 되고, 이후 원가를 다시 계산해 보면 자재비 변동분을 빼고도 마진이 기존 계획보다 줄어 있는 경우가 흔합니다. 상한선과 승인 절차가 있었다면 '내부 확인 후 회신'으로 하루이틀 시간을 벌 수 있었던 지점입니다.

하지 말아야 할 것 세 가지입니다. 첫째, 현장이나 통화 중에 숫자를 즉석으로 약속하는 것입니다. 둘째, 할인 사유 없이 폭만 낮추는 것입니다 — 이번에 깎아 준 폭은 다음 견적에서 그 거래처의 기준선이 됩니다. 셋째, 할인 근거를 기록하지 않는 것입니다. 왜 그 폭을 승인했는지 남아 있지 않으면, 다음 담당자가 같은 거래처를 맡았을 때 기준 없이 처음부터 다시 협상하게 됩니다.

즉석 대응과 내부 승인을 가르는 기준은 금액의 크기만이 아닙니다. 반복 거래처인지, 마진율이 낮은 품목인지도 함께 봐야 합니다. 반복 거래처의 소액 조정이라면 담당자 재량 폭을 넓게 둬도 위험이 크지 않지만, 신규 거래처이거나 원가 비중이 높은 품목이라면 폭이 작아도 내부 확인을 거치는 편이 안전합니다. 협상 기록과 승인 이력을 파일로 남기고 나중에 검색할 수 있는지는 결재 도구 자체가 감당해야 하는 몫인데, 무엇을 확인해야 하는지는 중소기업 그룹웨어 고르는 법의 체크리스트에 정리돼 있습니다. 할인이 반영된 발주가 확정되면 그다음은 지출 단계로 넘어가는데, 이때 어떤 증빙을 남겨야 하는지는 지출결의서 양식과 작성법에 정리돼 있습니다.